Hỗ trợ Sales/AM xử lý và tuân thủ hợp đồng với gần 700 khách hàng, báo cáo BI luôn lọt top 2 trong 7.383 báo cáo toàn FSOFT, cung cấp những dữ liệu quan trọng giúp Ban lãnh đạo FJP quyết định chiến lược kinh doanh kịp thời, chính xác… Đó là một trong những công việc của các chị em đến từ phòng CPD.
Với mục tiêu quản lý, phân tích tình hình business và doanh số toàn công ty, năm 2016, FJP thành lập Ban CPD và chị Nguyễn Thanh Hoa được giao trọng trách dẫn dắt đơn vị.
Liên tục mở rộng công việc, cơ cấu của CPD được chia làm hai mảng chính, gồm Planning& Finance Control (CPD FC) cung cấp các loại báo cáo (actual và forecast), phân tích số liệu để đưa ra các thông tin từ tổng hợp đến chi tiết, highlight/lowlight liên quan đến doanh số, chi phí, lợi nhuận FJP; và Sales Support (CPD SSP) hỗ trợ Sales/AM thủ tục hợp đồng trên các tool nội bộ và đối ứng với khách hàng.
Đây là những mảng việc tương đối rộng và đòi hỏi độ chính xác cao, vì thế, mỗi cá nhân CPD không chỉ là những “chuyên gia” trong mảng việc của mình, mà còn phải là chuyên gia “đối ngoại” với các stake-holders liên quan từ nội bộ lẫn bên ngoài.
Đặc biệt, những báo cáo, phân tích và dự đoán tình hình kinh doanh từ CPD đều là dữ liệu quan trọng nhằm giúp Ban lãnh đạo FJP đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác cho định hướng phát triển công ty cũng như các chính sách mới.
“Việc này là một áp lực về độ chính xác của công việc, các thành viên phải rất cẩn thận khi xử lý dữ liệu. Nhưng team luôn xem đó là một cơ hội để không ngừng học hỏi và cải tiến công việc, có tinh thần trách nhiệm cao khi tạo ra các loại báo cáo và ý kiến phân tích để tăng giá trị đóng góp vào thành công của công ty nhiều hơn”, chị Hoa nói.
Do phải xử lý các báo cáo liên quan đến tình hình kinh doanh của công ty cũng như chuẩn bị cho kế hoạch kinh doanh tiếp theo nên team CPD FC thường bận rộn nhất vào thời gian đầu và cuối các tháng, quý, năm để chốt số liệu.
Ngoài ra, tính chất công việc yêu cầu đáp ứng thời gian nhanh nên lúc nào các chị em cũng bận rộn xử lý task phát sinh liên tục từ yêu cầu của các MNG và ban lãnh đạo FJP. Vượt qua những khó khăn đó, mỗi thành viên trong team luôn phải sắp xếp thời gian hợp lý và có cơ chế back up lẫn nhau.
“Các thành viên CPD FC luôn có tinh thần lạc quan và tư tưởng mở để không ngại thay đổi và phải suy nghĩ làm sao cho hiệu quả công việc nhanh nhất và tốt nhất”, Trưởng Ban CPD chia sẻ.
S1 vừa qua, CPD đã được CEO FJP khen thưởng vì thành tích xuất sắc trong việc theo dõi, kiểm soát báo cáo chi phí và doanh thu của FJP. Team cũng chủ động xây dựng và cải tiến báo cáo BI đa dạng và hữu ích cho FJP BOD và các Managers của các bộ phận. Báo cáo do FJP CPD xây dựng thu hút 2.624 lượt view hàng tháng, đứng TOP 2 trong 7.383 loại báo cáo BI của toàn FSOFT.
Bên cạnh đó, CPD cũng phân tích và đưa các ý kiến để kiểm soát chi phí và lợi nhuận toàn công ty được chặt chẽ và hợp lý hơn. Đồng thời, đưa ra các báo cáo doanh số và chi phí sâu sát hơn với thực tế, đóng góp requirement cho việc chuyển đổi từ CRM tool sang Salesforce tool.
Trong S2, CPD tiếp tục duy trì và quản lý tình hình kinh doanh bám sát mục tiêu của FJP. Không chỉ quản lý kiểm soát chi phí tốt hơn mà còn cải tiến các hoạt động. CPD FC sẽ kết hợp cùng với HO để cải thiện các hệ thống nội bộ để nguồn data in put được chính xác đảm bảo công tác phân tích tình hình kinh doanh được chính xác hơn.
