Fsoft là đơn vị được chọn để thực hiện gói thầu trị giá 2 triệu USD cho dự án xây dựng hệ thống quản lý dự án của khách hàng. Việc nhận được thầu fix price 2M USD đồng nghĩa Fsoft sẽ là đơn vị thực hiện vận hành sau khi golive hệ thống này với quy mô 300k usd/năm kéo dài ít nhất 5 năm.
Những ngày cuối năm 2020, anh Kajimoto Trưởng văn phòng Osaka nhận được cuộc gọi mời thầu dự án xây dựng hệ thống quản lý dự án PMS. Rất nhiều nhận định cho rằng đây là một lời mời “chân gỗ” khi trước đó FPT hoàn toàn không có contact hay business gì với khách hàng. Tuy nhiên sau khi nghiên cứu RFP từ khách hàng, owner của proposal lần này, anh TanNM FJP.WJD đã trao đổi với đồng đội gồm anh: VươngVV WJS và đại diện FHM anh Trần Văn Dũng và anh Nguyễn Đức Hoanh, đều thống nhất quyết giành lấy cơ hội hấp dẫn này.
Dưới sự sponsor của CEO FJP Nguyễn Việt Vương và FUL FHM anh Trần Văn Dũng, để cạnh tranh sòng phẳng với các vender kỳ cựu trong nước, FJP và FHM đã xác định bỏ ra khoảng 20mm để hoàn thiện hồ sơ thầu. Proposal teams nhanh chóng được thành lập với các đại diện đến từ các bên liên quan.
Anh Nguyễn Minh Tân FJP.WJD là tổng chỉ huy thầu, proposal leader được giao cho đại diện FCJ là anh Tabata Masao. Phần lớn khối lượng tài liệu được các anh: Tabata Masao, Anzai Jun FCJ, Nguyễn Quang Minh FJP.WJD, và Đỗ Thị Thu Hằng FHM.JPG hoàn thiện dưới sự giúp đỡ của BOD FHM (anh Nguyễn Đức Hoanh và anh Nguyễn Đăng Khoa).
Main Cordinator teams nhanh chóng involve các stakeholder liên quan, một vitual solution teams được hình thành từ các SA thiện chiến của FHM như Hoàng Anh, Tấn Linh… để nghiên cứu giải pháp workflow cho dự án, hàng loạt các product của FPT được team mổ sẻ, phân tích, so sánh và cuối cùng bản demo giải pháp Camuda trong ngày thuyết trình thật sự thuyết phục được khách hàng với giải pháp config workflow by master của FPT.
Kinh nghiệm từ những dự án gần đây cho thấy, đối với các dự án có công đoạn high level như verify requirement, việc chọn approach thích hợp đóng vai trò rất quan trọng. Dựa trên kinh nghiệm từ dự án lịch sử Flagship của FJP và FHM, proposal teams đã có những đúc kết và đưa ra approach hết sức hợp lý thuyết phục user vượt qua tâm lý lo ngại khi giao dự án triệu đo cho một vender chưa có lịch sử giao dịch lần nào.
Nếu technical và project approach là thế mạnh của FPT, thì kiến thức về domain lúc nào cũng là một thử thách cần phải vượt qua, đội Virtual BA được thành lập từ bộ 3 BA thiện chiến ngày làm dự án tối về nghiên cứu hồ sơ thầu, Đặng Hồ Đăng, Võ Như Thông, Phan Anh Nhân đã làm việc cật lực để tìm ra cách tiếp cận và đề xuất giải pháp cho hệ thống mới, qua đó tư vấn cho proposal teams về các key point về nghiệp vụ, các chỉ số để sizing, góp công lớn trong việc tạo ra một estimation ấn tượng với khách hàng.
Hồ sơ thầu yêu cầu propose full scope từ giai đoạn verify requirement đến AMS, do đó có thể nói đây sẽ là một trong những dự án đầu tiên Fsoft có cơ hội thực hiện full scope bao gồm cả AMS cho một dự án triệu đô dài hơi với một khách hàng tỷ đô. Và không ai khác, cạ cứng của WJD anh đội của anh: Chippi Lê Hồng Sơn và em Chu Quang Long được mời để báo giá và cung cấp giải pháp support after golive cho hệ thống, qua rất nhiều vòng ulilize, ấn tượng về total of cost và simulation về running cost của FPT đã làm động lòng CFO của khách hàng.
Khi đội hình đã ready, thông qua review SOM, rất nhiều các idea đã được các anh chị trong BCC tư vấn, qua đó hoàn thiện những lỗ hổng mà chỉ có BCC mới nhìn thấy được.
Ròng rã suốt 4 tháng trời, với niềm tin mãnh liệt là sẽ giành được hợp đồng, proposal teams đã sản xuất hàng nghìn trang tài liệu, gần 3 video demo, 10 mockup screen, 1 workflow package demo. Và một bản estimation detail đến cảm động cho gần 500 function của hệ thống.
Trong khi mặt trận vũ trang được trang bị tương đối đầy đủ, mặt trận chính trị gặp rất nhiều khó khăn khi FPT không hề có thông tin 4H của khách hàng. CEO FJP đã trực tiếp chỉ đạo rất nhiều cách tiếp cận, AM Vũ Văn Vương liên tục đi lại như con thoi đến sân bay để tiếp cận khách hàng, chiếm trọn tình cảm của khách hàng bằng sự nhiệt tình và chân thành của FPT.
Reheasal được review nhiều lần với BCC, proposal teams dưới sự chỉ huy của anh TanNM và anh Tabata, sự phối hợp Việt – Nhật ăn ý đã hoàn toàn chinh phục được ban đánh giá vender của khách hàng vào ngày 26/4/2021. Ngay sau buổi trình bày, trên đường tiễn đội FPT đi về, bác Hiroi PM bên phía khách hàng, khi được hỏi về cảm xúc sau khi nghe FPT trình bày đã thốt lên rằng “KanpekiDesu”.
Những tưởng đã có thể chuẩn bị hợp đồng để ký, đội dự án vẫn còn một bài tập lớn phải thực hiện, khi khách hàng yêu cầu FPT cung cấp các case study và muốn interview một vender đã làm dự án tương tự. Tiếp tục không để khách hàng thất vọng, dưới sự chỉ đạo của anh Nguyễn Việt Vương và sự support của BCC cùng các đồng đội đến từ REC, LIXIL, và DES khách hàng đã chính thức đồng ý giao dự án lần này cho FPT.
Bằng việc giành được dự án đấu thầu public lần này, FPT đã khẳng định được vị thế của mình khi cạnh tranh sòng phẳng và giành chiến thắng với các big name SI của Nhật. Thông qua việc chuẩn bị hồ sơ thầu vô cùng kỹ càng, mặc dù còn rất nhiều khó khăn phía trước, đội dự án có một niềm tin vững chắc rằng sẽ delivery thành công, và đây sẽ lại là một dự án lịch sử, mở ra một khách hàng triệu đô mới cho fsoft từ Miền Tây Nhật Bản. Thông qua dự án lần này, đội dự án cũng tham vọng sẽ hoàn thiện một case study hoàn chỉnh cho việc thực hiện AMS chính sản phẩm mà FPT phát triển.
