Việc số hóa tất cả các khâu của FJP AF được kỳ vọng sẽ giúp thay đổi cách giao dịch với nhân viên và cải thiện năng suất làm việc cho bộ phận.
The digitalization of all stages of FJP’s AF is expected to change the way to deal with employees and improve productivity for the department.
DX là một xu hướng không thể đảo ngược giúp thay đổi mô hình kinh doanh, trải nghiệm khách hàng và tạo ra cách thực hiện nghiệp vụ hiệu quả hơn cho mỗi doanh nghiệp.
Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu cùng với việc chính phủ Nhật có những quyết định hỗ trợ điện tử hóa hồ sơ kế toán, phòng AF FJP quyết định thực hiện dự án DX lớn nhất từ trước đến nay: đưa toàn bộ chứng từ, hồ sơ thanh toán “số hóa”, thực hiện “paperless” cho toàn bộ hoạt động giao dịch với nhân viên và nhà cung cấp ngay từ ngày 1/1/2022.
Theo đó, từ thời điểm 2022, các nhân viên của FJP sẽ không cần gửi bản gốc hóa đơn hay in ấn voucher thanh toán ra để nộp cho AF. Thay vào đó, nhân viên sẽ scan hóa đơn, chứng từ hoặc dùng chức năng chụp ảnh có hỗ trợ OCR của Rakuraku để đính kèm các chứng từ hóa đơn lên voucher thanh toán trên hệ thống Rakuraku.
AF sẽ thực hiện kiểm tra hồ sơ, chứng từ thanh toán dựa trên các thông tin được khai báo và attached trên hệ thống Rakuraku và thanh toán khi các thông tin đầy đủ và chứng từ đảm bảo yêu cầu.
Giám đốc Điều hành FJP Phạm Thị Thanh Hoa chia sẻ, dự án này mang lại nhiều lợi ích quan trọng khi thực hiện dự án hồ sơ và chứng từ điện tử.
Cụ thể, giảm thiểu được effort làm thanh toán của toàn bộ nhân viên FJP nhờ chức năng OCR, liên kết dữ liệu với IC card, credit card để hỗ trợ nhập liệu sẵn một phần, ước tính tiết kiệm 9.000 man-hours/năm.
Giúp tiết kiệm chi phí phong bì và tem thư để gửi chứng từ gốc về AF, ước tính 11 man yên/năm.
Tiết kiệm chi phí giấy mực in ấn và sắp xếp lưu trữ hồ sơ của AF, phù hợp với cuộc vận động Green Office, góp phần bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.
Bên cạnh việc dễ dàng tra cứu thông tin, tổng hợp dữ liệu các data thanh toán cũ, việc này cũng hỗ trợ cho việc cải thiện năng suất làm việc cho nội bộ AF khi công việc có thể thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc mà không phụ thuộc vào việc kiểm tra bản cứng.
Ngoài những lợi ích quan trọng trên, việc chuyển hồ sơ chứng từ lên điện tử cũng đặt ra một số thách thức cho AF khi thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát chi phí, đảm bảo sự đúng đắn của các chi phí công ty.
Vì vậy AF sẽ có những quy định cụ thể chặt chẽ về quy cách cách ảnh chụp và thời gian upload các chứng từ, hóa đơn lên hệ thống như phải có viết tên account và ngày chụp lên hóa đơn.
Công ty tin tưởng vào ý thức của mỗi nhân viên trong việc thực hiện nghiêm túc các quy định thanh toán với phương châm tất cả đều phải vì mục tiêu phục vụ tốt nhất nhất cho công ty và công việc.
Việc audit của AF sẽ vẫn được tiếp tục thực hiện và những trường hợp gian lận sẽ bị xử lý nghiêm.
Theo kế hoạch, các quy định và hướng dẫn theo quy trình thanh toán mới từ ngày 1/1/2022 sẽ được cập nhật đến nhân viên trong tháng 12 tới với một lưu ý quan trọng là chỉ áp dụng cho các chi phí phát sinh từ 1/1/2022.
Trước đó, với việc áp dụng RPA cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày đã giúp FJP AF tiết kiệm 50% thời gian xử lý nghiệp vụ, có những nghiệp vụ tiết kiệm đến 90%. Với kết quả này, FJP AF cũng nhận được giải thưởng DX của FSOFT HO.
