Kỹ năng viết Meeting Minute (MM) là một trong những kỹ năng căn bản nhưng lại vô cùng quan trọng trong việc quản trị dự án. Làm thế nào để có thể tạo ra một bản MM cô đọng, đầy đủ và có thể follow up được sau khi Meeting là một trong những công cụ không thể thiếu để đưa dự án đến thành công. Cùng lắng nghe chia sẻ của diễn giả khách mời nhé.
Viết MoM dễ hay khó?
Có những ý kiến cho rằng đây là kỹ năng cơ bản (kihon no kihon) mà mọi nhân viên/ onsiter phải nắm được. Lại có người nghĩ rằng đây là kỹ năng khó, nhiều anh em delivery kỹ thuật ngon, thậm chí có người có thể viết được basic design bằng tiếng Nhật nhưng vẫn có thể gặp khó khăn khi viết MoM.
Chợt nhớ đến lúc bắt đầu chuẩn bị tài liệu cho khóa Day 2 for Delivery (target vào onsiter mới), có nhờ mấy bác bên PMO tư vấn nội dung thì bác bảo “Tao nghĩ chúng mày nên tập trung vào daily, weekly report thôi; MoM là kỹ năng yêu cầu cao hơn, onsiter mới thì ít phải viết lắm”
Có thể kết hợp cả 2 ý kiến trên, rằng “Đây là kỹ năng tương đối khó (yêu cầu cao) , nhưng cần được coi là kỹ năng cơ bản vì nó vô cùng quan trọng với chúng ta, đặc biệt với member dự án. Khó vì nó đòi hỏi tổng hợp 1 số kỹ năng/ kiến thức mà chúng ta sẽ trao đổi ở phía dưới. Quan trọng bởi đây là việc chúng ta thường xuyên phải làm để đảm bảo công việc suôn sẻ, hiệu quả.
MoM không nhất thiết phải là 1 biên bản trang trọng cho 1 cuộc họp mà nhiều khi chỉ là phần memo ngắn gọn gửi qua chat/ mail,… sau 1 trao đổi ngắn với đồng nghiệp/sếp/ khách hàng để tóm tắt & xác nhận lại nội dung trao đổi cũng như do-do list cho mình và đối phương. Không biết có nói quá không nhưng thông qua chất lượng của MoM có thể đánh giá tương đối về năng lực tư duy, năng lực làm việc của người viết.
Để viết MoM cần có những kỹ năng nào?
Như các bạn có thể thấy trên hình minh họa, có thể tổng hợp thành 5 nhóm chính như sau:
- Knowledge of the subject: hiểu biết, kiến thức nền tảng về chủ đề của cuộc họp
- Good command of the target Language: khả năng ngôn ngữ tốt. Nếu ngôn ngữ cuộc họp là tiếng mẹ đẻ thì chủ yếu là khả năng viết lách. Tuy nhiên trong trường hợp của chúng ta thì ngôn ngữ cuộc họp là tiếng Nhật, là 1 ngoại ngữ. Do đó cần có khả năng ngôn ngữ tổng hợp và đặc biệt là kỹ năng nghe hiểu, kỹ năng viết)
- Critical Thinking: năng lực xử lý thông tin nhanh, sắp xếp, tổng hợp thông tin logic, ngắn gọn, dễ hiểu.
Đôi khi có bạn không hiểu rõ được vấn đề của mình, lại cho là do tiếng Nhật còn hạn chế, tuy nhiên vấn đề lại nằm ở năng lực tư duy logic. Điều này giải thích tại sao kể cả là khi viết MoM bằng tiếng Việt vẫn có người viết tốt & người viết không tốt. Tương tự tiếng Nhật tốt chưa chắc đã đảm bảo viết MoM tốt. - Mindset & manner: Để nói về mindset & manner, mình lựa chọn 3 cụm từ sau:
· Be Prepared: Luôn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đây là chìa khóa cho thành công của 1 cuộc họp cũng như việc viết MoM.
· Make it a habit/ 習慣づけ: kỹ năng khó nhưng không phải là không thể cải thiện; điều quan trọng là chúng ta cần chủ động, trách nhiệm trong viết MoM, tạo thành thói quen cho mọi cuộc họp => cải thiện không chỉ về mặt ngôn ngữ mà còn tư duy.
· Be Assertive (Quyết đoán?):
Assertiveness trong cuộc họp được hiểu là “confidence to be able to speak up in a meeting (where appropriate) and clarify points.” Tức là sự tự tin lên tiếng khi cần trong cuộc họp để nêu ý kiến cá nhân hay để làm rõ điểm nào đó. Điều cần tuyệt đối tránh trong cuộc họp là tính “aimai” (lấp lửng/ không rõ ràng) trong các trao đổi. Nếu có gì không rõ, hay nghĩ cần confirm thì nên làm ngay tại cuộc họp tránh suy nghĩ đoán kiểu “Chắc là ý họ là….” - Other tips: Ngoài ra còn có các kỹ năng/ tips khác như: tốc độ typing, khả năng memo ý, viết tắt,…sử dụng recording để nghe & check lại,…
Cải thiện kỹ năng viết MoM như thế nào?
Kỹ năng viết MoM khó nhưng hoàn toàn có thể cải thiện được. Mỗi cá nhân sẽ có điểm mạnh điểm yếu nhất định nên sẽ có những phương pháp khác nhau. Tuy nhiên có lẽ key words cho thành công là “Be Prepared”
Trong phạm vi hẹp, “be prepared” mang nghĩa là sự chuẩn bị cẩn thận cho mỗi cuộc họp. Chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn phần nào vượt qua được rào cản, khó khăn mà cá nhân mình gặp phải. Trước cuộc họp bạn thường phải chuẩn bị gì (không chỉ cho việc viêt MoM mà còn cho sự thành công của cuộc họp?
· Chuẩn bị nội dung: Quan trọng nhất phải nắm rõ mục đích của cuộc họp & output muốn đạt được sau buổi họp. Collect toàn bộ các tài liệu liên quan cuộc họp vào 1 folder để tiện sử dụng khi cần. Đọc trước tài liệu, có thể memo trước các point chính. Nếu có lo lắng về khả năng ngôn ngữ thì nên tra cứu các key word, các từ vựng liên quan, vv. Đôi khi có thể sử dụng đến phương pháp nói vui là “vận động hành lang” (根回し) thì buổi họp sẽ nhanh đi đến thống nhất hơn.
· Chuẩn bị logistics: các logistics nói chung như book phòng, in ấn tài liệu (nếu thấy cần khi họp offline) hoặc tạo meeting link cho cuộc họp online & gửi MR. Tốt nhất trong MR nên tóm tắt thông tin cơ bản của cuộc họp (mục đích, thành phần tham gia, ngày giờ) & draft agenda. Việc đưa ra agenda trước sẽ giúp cho người tham gia có sự chuẩn bị trước, đồng thời giúp họ focus hơn vào nội dung cuộc họp, không đi xa chủ đề quá và như vậy sẽ giúp quản lý thời gian cuộc họp hiệu quả hơn.
Hiểu rộng hơn thì chúng ta hãy “prepare”/ trang bị cho mình những skill/ kiến thức cần thiết theo nhiều cách:
· Tham gia các khóa đào tạo của LDI hay bất cứ nguồn học nào phù hợp và thuận tiện với bản thân. Samurai Club cũng thường xuyên tổ chức các buổi sharing về các chủ đề nóng hổi, thiết thực với anh em khối Delivery. Nếu team lead/ manager share thông tin thì bạn cũng hãy để ý và đăng ký tham gia nhé.
· Học ngay trong công việc, từ việc collect các samples/ từ vựng/ mẫu câu của senpai, khách hàng để tham khảo, học hỏi và áp dụng trong công việc, cho đến nhờ đồng nghiệp đặc biệt người Nhật review giúp (trong phạm vi có thể)
· Và quan trọng là mindset: “Learning by doing”. Đừng lảng tránh task viết MoM trong các cuộc họp. Chủ động viết MoM cho dù mình có được chỉ định là người viết chính hay không. Càng viết nhiều & phát hiện ra sai sót, chúng ta càng học được nhiều!
(Pham Thi Minh Phuong (FJP.RD.LDI))
